Teletrabajo: 5 pasos para mantener la integración de equipos

“Cada tarde iba con los chic@s de la oficina a la cafetería a conversar de lo ocurrido en el día. Esa rutina que parecía tan cotidiana, ahora que hago home office la extraño”, me comentó una amiga aburrida estar en silencio en su casa mientras trabaja. Imagino que a muchos de ustedes les ocurre lo mismo y, al igual que a ella. Y es que el trato que antes era tan cordial con sus compañeros de la chamba se ha enfriado y cada vez más se limita a escuetos correos electrónicos.

De estar acostumbrados, a las interacciones cara a cara, al ritmo, estructura de la oficina, momentos de integración, aquella invitación del compañer@ del trabajo de “vamos por un café”. Hemos cambiado al anticipo del nuevo mundo que ya está en marcha, que es la ausencia de todas esas cosas, que, puede ser hasta aislante para los trabajadores.

Durante este nuevo proceso habrá una curva de aprendizaje. Llegamos al momento en que la supervisión de los trabajadores no se centrará más en la medición de horarios, sino que se deberá tener en cuenta los siguientes criterios: confianza, logro del objetivo, metas preestablecidas y calidad de trabajo. 

«Pasaremos a centrarnos en el resultado, mas no en el tiempo dedicado»

Durante conversaciones vía videoconferencia con dos colegas, en distintos horarios, mencionaron que, dentro de los planes de acción a incorporarse en sus organizaciones, a levantarse la cuarentena será la permanencia del trabajo remoto de forma temporal y hasta definitiva en algunos casos, según, el perfil de cada puesto. Siendo así, los escenarios a tomar por las organizaciones, pensé en la siguiente interrogante: ¿Cómo mantener la integración y cultura de equipos en teletrabajo?

A continuación, quiero compartir con ustedes: 5 pasos para mantener la integración de equipos en teletrabajo.

1.   Define el propósito y comunícalo: Si bien es cierto, el teletrabajo ya está en marcha, sin embargo, como todo cambio: “La comunicación es un factor de valor y formalizarlo generará mayor confianza al trabajador, para entender que las medidas tomadas, tiene el mismo valor que el trabajo presencial”.

Definir el propósito de las decisiones tomadas por la organización es un elemento vital de motivación para las personas que forman parte de ella. El propósito, significa transformar el objetivo de aquella implementación en algo más, en algo conjunto y más profundo, donde el cambio los lleve a sentir esa fuente de inspiración y desarrollo para ellos. Esto permitirá, identidad de sentido conjunto para lograr un impacto positivo de contribución hacia la organización de trabajo mutuo para afrontar cambios no previstos.

El propósito debe estar compuesto por tres elementos: Razón de ser, contribución hacia la sociedad y sus personas (inspiración).

Una vez definido el propósito, comunícalo, esto reflejará que la organización está preparada para asumir situaciones adversas y las preocupaciones del talento humano.

2.   Conoce su experiencia en el trabajo a distancia: El trabajo a distancia para muchos de los trabajadores será algo hasta desconocido, por tal razón, conocer su experiencia abrirá nuevos enfoques y lo más importante es que el trabajador sentirá el acompañamiento de la organización en esta nueva etapa.

Es sumamente importante hacer seguimiento al estado emocional de los trabajadores a raíz de estos cambios y puedes hacerlo a través de una guía llamada “Checklist de seguimiento del estado emocional para equipos en teletrabajo” que permite conocer, llevar a la reflexión, al autoconocimiento y acompañamiento del talento humano. A continuación, algunas preguntas que contiene la guía:

-¿El espacio que tienes en tu casa te resulta cómodo para tu nueva jornada laboral? -¿Cómo estás gestionando los descansos? -Nombra dos cosas positivas y dos negativas de teletrabajar. -¿Cómo consideras que tu productividad se ha visto afectada por este cambio? -Ante la posibilidad de que se alargue, ¿cómo te sientes? ¿Has sentido suficiente conexión con tu responsable?

¿Quieres recibir la guía? Visita el artículo ¿Cómo medir el estado emocional de mi equipo en esta pausa social? y te enviaremos la guía vía correo electrónico.

3.   Genera conexiones creativas: Aprovecha las plataformas tecnológicas para generar acercamiento a través de reuniones con tu equipo más allá de preguntar por los resultados del trabajo, es momento, de crear oportunidades de conexión que los lleve a salir de la zona de falta de interacción física, integrándolos en un ambiente colaborativo y lo más relevante, fomentar la conexión humana. Reserva reuniones virtuales, genera espacios dinámicos y pon a prueba la creatividad de tu equipo.

A continuación, algunas técnicas creativas que ayudarán a tu equipo a sentirse integrado desde lejos:

Cuestionamientos: Cuestionarnos hace que veámonos al mundo de diferentes posiciones y esto nos abre un mundo nuevo de posibilidades, sobre todo, conlleva a pensar de forma creativa. Esta es una técnica creativa y te invita a pensar como aquel niño que pregunta absolutamente por todo sobre las cosas y hace que su imaginación genuina explore.

¿Cómo funciona? Reta a tu equipo a realizar 30 preguntas sobre las huellas dactilares en un periodo de 10 minutos, permite que fluyan e invítalos a hacer hasta las preguntas más absurdas sobre el tema.

¿Alguna vez pensaste en poner a tu equipo en modo pregunta?, conoce su experiencia y pon a prueba su creatividad. Al finalizar el tiempo, invítalos a compartir su experiencia y sus preguntas; muchos coincidiran y otros dirán “rayos como no pensé en eso”.

Cuestionarse también llevará a tu equipo a potenciar la habilidad de resolver problemas, que los guiará a encontrar soluciones. Abordar un problema con preguntas direcciona el diagnóstico e identificación de problemas y por consiguiente conduce a la persona a obtener la solución a los mismos.

Pensando fuera de la caja: Elabora un escenario donde tu equipo tiene que encontrar una solución, que salvará al mundo de la extinción de los seres humanos.

El escenario: El mundo está dominado por los perros y para que la humanidad no se extinga, los perros requieren que se elabore un alimento que debe tener las siguientes características: amar nuevamente a los humanos, bondad y que cuide al planeta.

Ahora pregunta a tu equipo ¿Por qué si está en manos de los perros de acabar con nosotros, busca amarnos nuevamente?

Ahora es momento de conocer a nuestro cliente (los perros) para llegar a brindarles una adecuada solución, pensaremos cómo ellos a través de la siguiente técnica: Los 7 Sentidos con el tema “Recuperación de la humanidad”.

¿Cómo funciona? Se utiliza la imaginación para pasar por todos los sentidos, se anotan las impresiones que deja cada sentido. Invítalos a sentir desde los valores para sus respuestas.

Para salvar a la humanidad, de acuerdo a las características del alimento, pondremos a prueba los sentidos con las siguientes preguntas:

a)   ¿Qué veo del alimento?

b)  ¿Qué escucho cuando estoy cerca del alimento?

c)   ¿A qué huele el alimento?

d)  ¿A qué sabe?

e)   ¿Qué siento cuando toco el alimento?

f)    ¿Qué pienso del alimento?

g)  ¿Qué sentimiento me trasmite?

Que todo el equipo coordine y elija a un moderador quien se encargara de anotar todas las ideas de cada sentido. Para finalizar el equipo seleccionará las ideas más representativas de cada sentido que dé solución a la elaboración del alimento que salvará a la humanidad.

Celebra el sentido de logro y celebración: que trabajar desde casa no limite a festejar los buenos resultados o iniciativas por parte del equipo, celebrar los cumpleaños o, en general encontrar momentos para pasar un buen rato juntos. Crea eventos virtuales como “Birthday Hour Virtual” para festejar cumpleaños, “Brindis Logros On Fire” pueden realizarlo al final del día y pide a tu equipo que cada uno tenga a la mano su bebida favorita y los turnas para reconocer sus logros.

4.   Facilitar guías y recomendaciones: Contar con un plan de comunicación interna a los equipos de teletrabajo a través de guías y recomendaciones, sobre cómo mantener el equilibrio laboral y familiar, el manejo de factores distractores, el uso adecuado de los recursos digitales, seguridad y salud en el trabajo home office, etc. Fomentará el sentido de apoyo e interés en los talentos a desempeñar sus labores en un ambiente adecuado.

5.   Estar siempre presente: Como líder de equipo, el principal rol será crear autoliderazgo en ellos, puesto que no estarán cerca, para que puedan acercarse a su escritorio y hacer preguntas sobre un tema en particular, sin embargo, deben mantener medios de comunicación que los mantenga activos y que la distancia no sea un límite para hacerlo, a la fecha se cuenta con WhatsApp, Zoom, Skype, entre otros que permite conectarnos de una forma sencilla. Establece acuerdos para que la necesidad de conectarse se dé conforme al nivel de prioridad de la consulta que puede tener una persona de tu equipo.

Esta nueva forma de trabajo te llevará a conocer mejor a tu equipo, lograran fortalecer nuevas habilidades y estilos de trabajo que fomentará el valor de la integración laboral.

CERTIFICACIÓN INTERNACIONAL DE COACHING CON FUNDAMENTOS EN PSICOLOGÍA